Como e Porqu Otimizar a Comunicao Interna da sua Instituio

Como e Porquê Otimizar a Comunicação Interna da sua Instituição

Assim como retratamos no último artigo sobre a comunicação nas instituições, todos os processos comunicacionais, quando bem geridos e administrados, podem ajudar de várias maneiras: gerar visualizações e engajamento, manter contato com pessoas e empresas necessárias e, principalmente, sobre o que vamos falar hoje: otimizar processos.

As palavras “interno” e “externo” até podem se opor segundo as regras do dicionário, mas, quando se trata da comunicação, uma é complemento essencial na vida da outra.  

Anteriormente, falamos sobre como se preparar para conversar com pessoas que estão fora dos muros das instituições para que, cada uma em sua função, possa contribuir para com a instituição. Mas, para que essa conversação entre instituição e público ocorra de maneira eficaz, a conversação entre as pessoas que estão na parte de dentro dos muros precisa ser ainda mais eficaz. É essa conversação que nós chamamos de comunicação interna, e é sobre ela que iremos falar hoje!

Pense em um bebê que acaba de dizer as suas primeiras palavras, e conforme ele cresce, naturalmente vê sua fala evoluindo para se tornar capaz de conversar sobre novas coisas. Até que chegue na vida adulta, ele irá se aprimorar para que consiga sempre atender às suas próprias necessidades por meio da conversação.

Esta é a realidade de muitas instituições: começam pequenas, tendo a obrigação diária de manter contato com poucos núcleos que realmente são importantes. Logo se passam anos, e o número de atendidos cresce, o número de funcionários dobra, as atividades diárias a serem cumpridas triplicam e as responsabilidades aumentam constantemente. 

Sim, é possível continuar existindo em meio à desordem. Mas otimizar a comunicação interna, ou seja, estar alinhado com toda a equipe fará com que grande maioria dos processos e afazeres sejam otimizados ou eliminados.

Reunimos abaixo algumas dicas fáceis e eficazes que podem ser utilizadas para a melhoria da comunicação interna da instituição:

 

Tecnologia: a maior aliada

Dentro da nossa atual realidade, é quase impossível existir alguém que não utilize a internet como um meio de se comunicar com outras pessoas, e por isso, nos dias de hoje, ela é imprescindível para alguns procedimentos e também facilita a comunicação de várias maneiras.

E-mail:

Mesmo antes da internet se tornar o que é hoje, o e-mail é uma das maiores ferramentas de comunicação online. Empresas, pessoas, órgãos públicos, imprensa e basicamente toda e qualquer pessoa com quem precise entrar em contato terá um e-mail para tal função. Até mesmo quem não é adepto das redes sociais sabe qual a importância da caixa de entrada.

Cada funcionário pode ser dono do seu próprio e-mail e lidar com as suas responsabilidades, ou até mesmo a instituição pode ter vários canais de e-mail que direcionam a informação para o seu responsável.

Por exemplo: professores@instituicao.org.br; comunicacao@instituicao.org.br; secretaria@instituicao.org.br.

Esta é uma simples maneira de otimizar o processo de comunicação via e-mail! Desta forma, cada destinatário pode lidar com a sua lista de contatos, as informações serão filtradas de maneira melhor e os assuntos da secretaria não irão se envolver com o dos professores, por exemplo.

Whatsapp:

Ele é provavelmente o meio mais rápido existente nos dias de hoje para termos uma conversa quase imediata com outra pessoa. Pensando no imediatismo e em facilidade, os grupos são uma ótima forma de deixar toda a sua equipe alinhada com novidades, solicitações de emergência, questionamento de dúvidas, e também para enviar informações importantes para todos.

Com o estabelecimento de regras que colocam o Whatsapp como uma ferramenta profissional, ele pode ajudar muito no dia a dia do trabalho e na interação entre todos os colaboradores da instituição.

 

Delegue funções, dê voz a todos

Promova a interação:

Quando se trata de cooperação, quem muito quer, muito consegue! Mas também, quem muito quer, pouco irá fazer sem que tenha pessoas lhe dando suporte!

Um líder é o principal responsável pela gestão da instituição, mas, um bom líder sabe que não é e nem precisa ser capaz de lidar com tudo sozinho!

Os colaboradores da instituição também têm uma responsabilidade enorme ao cumprirem com os seus deveres para mantê-la funcionando, então com certeza sabem opinar sobre quais atitudes tomadas estão sendo positivas, o que pode ser melhorado e o que precisa ser corrigido. Portanto, é muito importante que eles também sejam ouvidos na tomada de decisões.

Realize feedbacks:

Assim como os colaboradores têm domínio pleno do que está sob a sua responsabilidade, um líder precisa estar atento aos resultados de todas as funções executadas na instituição.

O feedback pode acontecer de forma individual, com determinados grupos, ou de forma geral. Pode trazer boas ou más informações, mas é sempre positivo! O feedback é a melhor forma de um líder parabenizar e contextualizar a importância de um bom ato realizado por um colaborador, ou adverti-lo por algo que não deve ocorrer novamente, entre várias outras coisas.

Reuniões

Reuniões sempre serão importantes para rever ações já realizadas, planejar novas ações e tomar decisões. Elas devem estar sempre presentes na agenda de compromissos de todos os colaboradores e deve ocorrer entre a direção e os gerenciadores, e entre os gerenciadores e os grupos pelos quais são responsáveis. É sempre interessante que elas ocorram com uma periodicidade a ser cumprida de forma rígida, para que os assuntos estejam sempre alinhados em todos os setores e os responsáveis não percam o controle da situação.  

 

Estas são algumas dicas simples que podem melhorar, de imediato, a comunicação entre as pessoas que participam do cotidiano da sua instituição. Pouco a pouco, por meio destas ações, vocês terão mais tempo para pensar na instituição como um todo e cada vez mais otimizar os seus processos. Assim, novos projetos e novas ideias irão surgir para fazer a diferença em sua instituição, enquanto ela continua fazendo a diferença na vida de muitas pessoas!