Pblico x Instituio: Como engajar mais a comunidade atravs da comunicao?

Público x Instituição: Como engajar mais a comunidade através da comunicação?

A importância de utilizar a comunicação externa e garantir um relacionamento efetivo da comunidade para com a instituição

Já se perguntou como algumas instituições conseguem alavancar grandes feitos, como por exemplo, ter um número grande de pessoas envolvidas em seus projetos? Já citamos aqui sobre o quanto é importante estruturar, por meio de um planejamento, todos os passos dados pela instituição em busca de melhorias. E uma das ferramentas mais essenciais e eficazes que uma instituição pode usar a seu favor, também por meio de um planejamento, é a comunicação.

Para dar início a uma série de conteúdos sobre como otimizar a comunicação a favor da sua instituição, vamos começar com algumas dicas sobre a comunicação externa.

Analisando a instituição sob uma perspectiva organizacional, a comunicação externa pode se resumir na forma com a qual a organização se relaciona, ou melhor, se dirige ao público que não está diretamente envolvido com os trabalhos que ela realiza. Enquanto a comunicação interna diz respeito às pessoas assistidas pela instituição, aos cargos de diretoria e demais colaboradores. A comunicação externa é uma ferramenta para estabelecer, manter ou reforçar o contato com as pessoas da comunidade onde a instituição está inserida, aos familiares dos assistidos, autoridades da região, investidores em potencial, algum tipo de fornecedor, imprensa e até pessoas que apenas se identificam ou simpatizam com os serviços prestados.

Focada nos aspectos corporativos da instituição, utilizar a comunicação externa como forma de promoção é a possibilidade de enfatizar ao público a sua filosofia de existência, assim como a sua missão, visão e valores. Trabalhar estes atributos faz com que a instituição esteja interligada a ações mais mercadológicas. Mas o que isto quer dizer? Quer dizer que trabalhar os atributos da instituição reforçará, de forma positiva, a imagem do que ela propõe institucionalmente, e ao transmitir esta visão positiva por meio da comunicação, consegue alcançar o seu público e realizar mais feitos.

Aqui vão algumas dicas para dar início à comunicação na sua instituição:

        1º dica: Tenha uma mensagem consistente

O departamento ou as pessoas encarregadas da comunicação devem elaborar um plano de comunicação que defina os atributos e estilos que marcarão todas as informações divulgadas ao público. Ou seja, deverão definir uma imagem para a organização que explique os “porquês” da sua existência. Desta forma, aos poucos, a imagem da instituição vai se solidificando e se unificando.

                2ª dica: Faça uso de diferentes canais para se comunicar: 

Mesmo que as ideias a serem transmitidas precisem ser consistentes, a instituição pode, e preferencialmente deve, se envolver com vários públicos. Lidar com diferentes públicos exige canais de informação diferentes, portanto, é muito importante que as mensagens a serem divulgadas sejam adaptadas aos diferentes canais que o seu público consome. Mais para frente falaremos sobre quais são esses canais.

               3ª dica: Atualize seu público no tempo adequado

A melhor maneira de conseguir um bom impacto com o que você tem a informar é se preocupar não só “com quem” recebe a informação, mas também “quando” o destinatário irá recebê-la.

Exemplos: Se for convidar a imprensa e autoridades para um evento, faça o convite com antecedência. Desta forma, este público, que provavelmente terá interesse em se envolver nestas ações, tem tempo para se planejar e estar presente.

Você vai enviar um release sobre como ocorreu o evento de sua instituição? Não deixe para fazer isso depois de uma semana! Programe-se para que o fato ainda seja recente quando for informar aos seus públicos. Sendo ágil você pode garantir um espaço na próxima edição do jornal impresso da cidade, uma nota na rádio ou até um post em rede social de alguém com influência.

 

4ª dica: Explore todas as mídias possíveis

No tempo em que estamos, o que não faltam são recursos grátis, fáceis e ágeis para que a sua informação chegue a todos os públicos por meios diferentes, com as mensagens adaptadas a cada meio, como mencionamos acima. Portanto, use e abuse deles para garantir uma comunicação eficaz.

Redes Sociais

Utilize as redes sociais para divulgar através de imagens e vídeos o dia a dia da instituição. Crie uma página ou perfil e relate acontecimentos interessantes, um pouco das atividades diárias, eventos, visitas importantes, algum tipo de necessidade ou novidades acerca da instituição! O Facebook e Instagram são ótimas ferramentas para se relacionar com a comunidade, familiares dos assistidos e pessoas interessadas nos trabalhos da instituição. Enquanto o LinkedIn pode arcar com as responsabilidades mais corporativas que dizem respeito à instituição, mantendo contato com pessoas e empresas importantes, divulgando também os trabalhos realizados, assim como vagas de emprego, oportunidades para a realização de trabalho voluntário, entre outros.

Blog/Site

Um blog ou um site serve como um dos maiores pontos de identificação de qualquer empresa ou organização. O site pode ser o primeiro resultado de uma pesquisa no Google referente à sua instituição. Assim como as redes sociais, o blog serve para registrar os feitos da organização, mas possibilita uma quantidade maior de texto, servindo como um diário, por exemplo. Além disso, em um blog ou site você pode divulgar de forma fixa a missão, visão e valores da instituição, além de fatos sobre a fundação e os objetivos que a mesma tem a cumprir.

E-mail

É muito importante que a instituição tenha um e-mail corporativo, e principalmente uma rede de e-mails e que cada um atenda a uma função (iremos falar disso em um próximo artigo). O e-mail é a maior ferramenta para documentar solicitações, feitas pela instituição ou para ela, além de ser uma ferramenta que permite o envolvimento de várias pessoas no mesmo assunto, permitindo que tudo fique registrado.

Ele também é uma ótima ferramenta para o envio de newsletters da instituição, que funciona basicamente como um resumo das últimas atividades realizadas pela instituição, além de possibilitar o contato com a imprensa municipal e regional para o envio de releases e comunicados.

Dica: tenha sempre um mailing atualizado com os contatos mais influentes e necessários para que a instituição consiga expandir a sua mensagem até que chegue ao público. Entre em contato com os jornais impressos, as rádios, revistas, blogueiros ou influenciadores digitais, jornalistas independentes, e caso haja alguma rede de televisão na região, também envie seu material a eles.

 

Viu como é fácil? Estas são somente algumas dicas de como você pode dar início a uma grande otimização na comunicação organizacional externa, lidando com uma variedade de públicos interessados na instituição. Faça um planejamento e escolha alguém que possa ser responsável por estes trabalhos dentro da instituição, e pouco a pouco, o engajamento da sociedade para com os seus trabalhos mostrarão a importância de se preocupar com esta tarefa!

Que tal começar agora mesmo o seu planejamento? Até o próximo tema!