Como e Porquê Otimizar a Comunicação Interna da sua Instituição

07/09/2018

Assim como retratamos no último artigo sobre a comunicação nas instituições, todos os processos comunicacionais, quando bem geridos e administrados, podem ajudar de várias maneiras: gerar visualizações e engajamento, manter contato com pessoas e empresas necessárias e, principalmente, sobre o que vamos falar hoje: otimizar processos.

As palavras “interno” e “externo” até podem se opor segundo as regras do dicionário, mas, quando se trata da comunicação, uma é complemento essencial na vida da outra.  

Anteriormente, falamos sobre como se preparar para conversar com pessoas que estão fora dos muros das instituições para que, cada uma em sua função, possa contribuir para com a instituição. Mas, para que essa conversação entre instituição e público ocorra de maneira eficaz, a conversação entre as pessoas que estão na parte de dentro dos muros precisa ser ainda mais eficaz. É essa conversação que nós chamamos de comunicação interna, e é sobre ela que iremos falar hoje!

Pense em um bebê que acaba de dizer as suas primeiras palavras, e conforme ele cresce, naturalmente vê sua fala evoluindo para se tornar capaz de conversar sobre novas coisas. Até que chegue na vida adulta, ele irá se aprimorar para que consiga sempre atender às suas próprias necessidades por meio da conversação.

Esta é a realidade de muitas instituições: começam pequenas, tendo a obrigação diária de manter contato com poucos núcleos que realmente são importantes. Logo se passam anos, e o número de atendidos cresce, o número de funcionários dobra, as atividades diárias a serem cumpridas triplicam e as responsabilidades aumentam constantemente. 

Sim, é possível continuar existindo em meio à desordem. Mas otimizar a comunicação interna, ou seja, estar alinhado com toda a equipe fará com que grande maioria dos processos e afazeres sejam otimizados ou eliminados.

Reunimos abaixo algumas dicas fáceis e eficazes que podem ser utilizadas para a melhoria da comunicação interna da instituição:

Tecnologia: a maior aliada

Dentro da nossa atual realidade, é quase impossível existir alguém que não utilize a internet como um meio de se comunicar com outras pessoas, e por isso, nos dias de hoje, ela é imprescindível para alguns procedimentos e também facilita a comunicação de várias maneiras.

E-mail:

Mesmo antes da internet se tornar o que é hoje, o e-mail é uma das maiores ferramentas de comunicação online. Empresas, pessoas, órgãos públicos, imprensa e basicamente toda e qualquer pessoa com quem precise entrar em contato terá um e-mail para tal função. Até mesmo quem não é adepto das redes sociais sabe qual a importância da caixa de entrada.

Cada funcionário pode ser dono do seu próprio e-mail e lidar com as suas responsabilidades, ou até mesmo a instituição pode ter vários canais de e-mail que direcionam a informação para o seu responsável.

Por exemplo: professores@instituicao.org.brcomunicacao@instituicao.org.brsecretaria@instituicao.org.br.

Esta é uma simples maneira de otimizar o processo de comunicação via e-mail! Desta forma, cada destinatário pode lidar com a sua lista de contatos, as informações serão filtradas de maneira melhor e os assuntos da secretaria não irão se envolver com o dos professores, por exemplo.

Whatsapp:

Ele é provavelmente o meio mais rápido existente nos dias de hoje para termos uma conversa quase imediata com outra pessoa. Pensando no imediatismo e em facilidade, os grupos são uma ótima forma de deixar toda a sua equipe alinhada com novidades, solicitações de emergência, questionamento de dúvidas, e também para enviar informações importantes para todos.

Com o estabelecimento de regras que colocam o Whatsapp como uma ferramenta profissional, ele pode ajudar muito no dia a dia do trabalho e na interação entre todos os colaboradores da instituição.